Autor: Dr. Oliver Ratajczak
Erlauben Sie mir Sie kurz auf eine Gedankenreise mitzunehmen:
Sie kommen morgens erfrischt zur Arbeit und werden dort mit einem freundlichen Lächeln auf den Lippen und einer persönlichen Anrede von der Dame an der Rezeption begrüßt. In Ihrem Büro loggen Sie sich als Erstes in Ihr Firmennetzwerk ein und finden dort zwei neue und sehr informative Artikel über ein neu gewonnenes Großprojekt und eine Anfrage eines neuen Interessenten, der gerne ein Angebot aus dem von Ihnen verantworteten Produktportfolio hätte. Bis zu dem einen Meeting am frühen Nachmittag haben Sie nun noch einige Stunden Zeit, um sich direkt an die Arbeit für dieses neue Angebot zu machen. Sie sehen, dass Frau Schneider bereits eine Angebotsvorlage erstellt und mit aktuellen und passenden Textbausteinen für Referenzen, Firmenvorstellung und AGB ergänzt hat. Sie gehen in Gedanken die Anfrage des Kunden durch und vergeben direkt Aufgaben hinsichtlich noch zu klärender Punkte an die Mitglieder Ihres Teams. Ihre Teammitglieder machen sich direkt an die Bearbeitung der Teilaufgaben und ergänzen das Angebotsdokument selbständig.
Sie bereiten sich mit Hilfe der vorbereiteten Agenda auf Ihr Entscheidungsmeeting am Nachmittag und den dort aufgeführten Fragen vor und ergänzen eine Frage, die Ihnen beim Lesen der Unterlagen in den Kopf kommt.
Herr Kunze aus der Marketingabteilung hat auf Ihre Anmerkung im Intranet reagiert, dass Sie heute in der Mittagspause das neue italienische Restaurant am Marktplatz ausprobieren möchten. Er stellt sich kurz per Nachricht vor und erwähnt, dass auch er als Hobby die Zucht von seltenen Kakteen hat, genau wie Sie. Sie verbringen mit Herrn Kunze eine sehr spannende Mittagspause, bei der Sie nicht nur einen neuen Tipp zur Kakteenpflege, sondern auch einige Spezifika aus dem Arbeitsgebiet Ihres Lunchpartners kennenlernen.
Sie begeben sich entspannt in den Meetingraum in dem bereits der Meetingleiter die bereits bekannte Agenda am Beamer geöffnet hat. Nach dem pünktlichen Beginn des Meetings gehen Sie gemeinsam die im letzten Meeting vergebenen Aufgaben durch, fällen gemeinsam drei Entscheidungen, die Sie sofort in dem Agenda Dokument festhalten und verteilen einige Aufgaben an sich und die Teammitglieder inklusive eines jeweiligen Zieldatums.
Nach Ihrem Entscheidungsmeeting haben Ihre Teammitglieder bereits einen Großteil der von Ihnen am Morgen geplanten Aufgaben erledigt und die entsprechenden gesammelten Informationen in das Angebotsdokument eingefügt. Sie gehen das Angebot nun noch einmal durch, ergänzen die letzten offenen Punkte und geben das Angebot zum Versand durch Ihren Assistenten frei.
Mit dem guten Gefühl eines produktiven Arbeitstages schwingen Sie sich auf Ihr Rad und fahren entspannt nach Hause zu Ihrer Familie...
Es tut mir leid, dass ich Sie an dieser Stelle aus diesem schönen Tagtraum aufwecken muss! Verzeihen Sie, dass ich diesen Artikel mit einer eventuell etwas zu schön gefärbten Idealvorstellung eines Arbeitstages begonnen habe.
Leider sieht der Arbeitsalltag in vielen Unternehmen heute etwas anders aus.
Oder, wie ist das bei Ihnen?
Leiden Sie auch unter den häufigsten Produktivitätsbremsen, denen Contactcenter im Arbeitsalltag begegnen:
- Effektive Abstimmungen mit Mitarbeitern im Homeoffice und an anderen Standorten,
- die gleichzeitige Kommunikation von wichtigen Neuigkeiten und
- ein einheitliches Auftreten in Richtung Kunde
Wenn das Wörtchen Wenn nicht wär!
- Ach, wenn doch nur jeder Mitarbeiter die richtige Information zur richtigen Zeit finden würde und nicht lange danach suchen müsste...
- Wenn nicht jeder in einem riesigen Berg an E-Mail suchen müsste, um genau den Informationsschnipsel zu finden, den er gerade braucht oder wenn sie sich bloß daran erinnern könnte, welche Aufgabe sie im letzten Meeting „freiwillig“ mitgenommen hat...
- Wenn man einfach finden könnte, wie denn die aktuelle „Kommunikationsanweisung“ in diesem speziellen Fall lautet...
Dabei erscheint die Lösung doch so einfach. Es gibt Möglichkeiten zur Verbesserung der unternehmensinternen Zusammenarbeit die dafür sorgen, dass Mitarbeiter vom lästigen Suchen und zu vielen Meetings und E-Mails entlastet werden. So bekommen diese wieder mehr den Kopf frei, um sich um den wirklichen Geldgeber, den Kunden, kümmern zu können.
Diese Lösung ist übrigens nicht mit großen Investitionen verbunden, sondern bereits mit angepassten Arbeitsweisen und kostenfreien Open-Source-Systemen umsetzbar.
Dr. Ratajczak lädt Sie in seine riesige Mediathek im kostenfreien Blickwinkel KUNDE Club ein, in dem Sie auch sein aktuelles Buch zum Thema FLURFUNK 3.0 direkt herunterladen können!
Autor:
Dr. Oliver Ratajczak
Dr. Oliver Ratajczak sorgt als Ratgeber für profitable Kundenbeziehungen dafür, dass die Chemie zwischen Unternehmen, Mitarbeitern UND Kunden stimmt. Stets mit dem Fokus darauf, dass Kunden zu Stammkunden werden und Ihre Produkte und Dienstleistungen gerne weiterempfehlen.
